Cuando todo es prioritario, nada lo es

Las prioridades rara vez llegan solas.

Aparece un nuevo proyecto. Un objetivo que no estaba previsto. Una oportunidad que merece atención. Una necesidad del equipo que no puede esperar.

Y hacemos lo que solemos hacer: buscamos cómo incorporarlo.

El problema es que, mientras añadimos nuevas prioridades, rara vez revisamos cuáles de las anteriores deberían dejar de serlo.

Así, poco a poco, la agenda se llena. Los proyectos se acumulan. Los recursos se reparten entre más frentes y prácticamente todo acaba siendo importante.

Hasta que llega un momento en el que resulta difícil distinguir qué merece realmente nuestra atención.

Priorizar no es ordenar una lista

A menudo entendemos la priorización como un ejercicio de clasificación: decidir qué va primero, qué puede esperar y qué debería ocupar más tiempo.

Pero priorizar implica algo más incómodo: elegir.

Y elegir supone aceptar que dedicar tiempo, atención o recursos a algo significa no dedicárselos a otra cosa.

Podemos tener muchos asuntos importantes. Lo que difícilmente podemos tener son muchas prioridades al mismo tiempo.

Sin embargo, en el día a día es fácil caer justo en lo contrario.

Incorporamos un nuevo proyecto sin revisar los que ya estaban en marcha. Añadimos una reunión sin preguntarnos si alguna ha dejado de ser necesaria. Establecemos un nuevo objetivo sin comprobar si sigue siendo compatible con todo lo anterior.

No necesariamente hacemos más.

Simplemente repartimos nuestra atención entre más cosas.

El coste de mantenerlo todo

Cuando las prioridades se multiplican, el coste no siempre se percibe de inmediato.

Seguimos trabajando. Las reuniones continúan. Los proyectos avanzan, aunque sea más lentamente. La agenda permanece llena.

Pero los recursos se dispersan, algunas decisiones se retrasan y los equipos pueden empezar a recibir mensajes poco claros sobre dónde deberían poner realmente el foco.

También ocurre a nivel individual.

Podemos terminar el día habiendo respondido mensajes, asistido a reuniones, solucionado incidencias y avanzado en varias tareas. La sensación es que no hemos parado.

Y, sin embargo, aquello que realmente podía marcar una diferencia quizá sigue exactamente donde estaba al comenzar el día.

Estar ocupado y avanzar no siempre son lo mismo.

¿Por qué nos cuesta tanto dejar algo atrás?

Porque dejar de hacer también implica decidir.

Un proyecto puede haber requerido meses de trabajo. Una iniciativa puede haber sido importante. Una reunión puede llevar años formando parte de nuestra agenda.

Y cuando ya hemos invertido tiempo, esfuerzo o recursos, cuestionarlo no siempre resulta sencillo.

Pero hay algo importante que conviene recordar:

que una decisión fuera correcta cuando la tomamos no significa que tenga que seguir siéndolo indefinidamente.

Cambian las circunstancias. Cambian los objetivos. Aparece nueva información. Los recursos disponibles también pueden cambiar.

Revisar una decisión no significa necesariamente que nos equivocáramos.

A veces significa simplemente que estamos decidiendo con la información que tenemos hoy.

Hacer espacio también es priorizar

Quizá por eso, cuando aparece una nueva prioridad, antes de preguntarnos:

¿Cómo encontramos tiempo para hacerla?

podríamos plantearnos otra pregunta:

¿Qué vamos a dejar de hacer para que esto pueda convertirse realmente en una prioridad?

La diferencia parece pequeña, pero cambia la conversación.

Nos obliga a pasar de acumular a elegir.

Y no siempre tiene que implicar una gran renuncia.

Puede ser una reunión que ya no aporta. Una tarea que podría delegarse. Un informe que seguimos preparando aunque apenas se utilice. O una iniciativa que mantenemos más por inercia que por el valor que sigue generando.

Hacer espacio no consiste en eliminar por eliminar.

Consiste en decidir dónde queremos poner nuestros recursos.

Antes de añadir, revisar

Quizá no necesitemos esperar a final de año para hacerlo.

De vez en cuando puede ser útil detenerse y revisar qué sigue siendo realmente importante, qué estamos manteniendo por inercia y qué está consumiendo recursos sin aportar ya el valor que esperábamos.

Y, sobre todo, hacernos una pregunta:

¿Qué tendría que dejar de ser prioritario para que aquello que decimos que importa tenga realmente espacio para serlo?

Porque priorizar no consiste únicamente en decidir qué merece nuestra atención.

A veces, la decisión más importante es reconocer qué ha dejado de merecerla.

Susana

Su Coach Ejecutivo